Recevoir une convocation à un entretien préalable au licenciement est souvent vécu comme le signe que la décision est déjà prise. Juridiquement, l’employeur qui envisage un licenciement doit pourtant convoquer le salarié avant toute décision. Au cours de l’entretien, il doit exposer les motifs de la mesure envisagée et recueillir ses explications.
Ce rendez-vous permet donc au salarié de comprendre précisément les griefs formulés, d’y répondre et de préparer, si nécessaire, une contestation ultérieure.
Le présent article concerne principalement la procédure de licenciement pour motif personnel. Des règles particulières existent notamment en matière de licenciement économique.
La convocation doit permettre au salarié de savoir clairement qu’un licenciement est envisagé et de disposer d’un délai pour préparer sa défense.
L’article L. 1232-2 du Code du travail prévoit une convocation par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge. Elle doit indiquer son objet. L’article R. 1232-1 précise qu’elle mentionne également la date, l’heure et le lieu de l’entretien ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister.
Un délai minimum de cinq jours ouvrables doit séparer la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre de l’entretien. Le jour de présentation et celui de l’entretien ne sont pas comptés.
La Cour de cassation a rappelé que ce délai commence à courir le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, et non lorsque le salarié va effectivement la retirer : Cass. soc., 6 septembre 2023, n° 22-11.661.
Dès réception, il est donc utile de vérifier la date de présentation, le délai laissé et les mentions relatives à l’assistance.
Oui. L’article L. 1232-4 du Code du travail autorise le salarié à se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
Lorsque l’entreprise ne dispose pas d’institutions représentatives du personnel, il peut également choisir un conseiller du salarié inscrit sur une liste administrative. Ce conseiller est extérieur à l’entreprise. Il peut notamment intervenir pendant l’entretien, demander des explications à l’employeur, compléter les propos du salarié et présenter des observations. Son intervention est gratuite.
Le salarié qui souhaite être accompagné par un conseiller du salarié doit informer l’employeur avant l’entretien.
Cette assistance est particulièrement utile lorsque les relations sont déjà tendues ou lorsque les griefs sont nombreux. Elle permet au salarié de ne pas affronter seul un échange souvent difficile et de bénéficier de la présence d’un tiers ayant assisté au déroulement de l’entretien.
Il faut arriver avec une chronologie précise et les documents permettant de répondre aux reproches susceptibles d’être formulés.
Avant le rendez-vous, il est utile de reprendre le contrat de travail, les éventuels avenants, courriels professionnels, évaluations, avertissements, objectifs, plannings ou tout autre élément directement lié au conflit.
Lorsque plusieurs incidents sont évoqués depuis quelques semaines ou quelques mois, le salarié peut reconstituer les dates : quels faits lui sont reprochés ? Quelles explications a-t-il déjà fournies ? Quelles pièces permettent de les confirmer ?
Pendant l’entretien, l’article L. 1232-3 impose à l’employeur d’indiquer les motifs de la décision envisagée et de recueillir les explications du salarié.
Si les reproches restent vagues, il est donc pertinent de demander des précisions : quelle date ? Quel fait précis ? Quelle règle aurait été méconnue ?
Cette préparation est d’autant plus importante que les déclarations faites lors de l’entretien peuvent ensuite devenir des éléments du dossier en cas de contentieux.
Le salarié peut présenter ses explications et contester les faits, mais il n’a aucun intérêt à répondre dans la précipitation.
Lorsqu’un point nécessite de vérifier un document ou une date, il est préférable de l’indiquer plutôt que d’avancer une réponse incertaine. Les réponses doivent rester aussi factuelles que possible.
L’entretien préalable n’oblige pas non plus le salarié à accepter immédiatement une proposition ou à signer un document qui lui serait présenté. Lorsqu’un écrit peut avoir des conséquences sur ses droits, il est prudent d’en demander une copie et de prendre le temps de l’examiner.
Le salarié n’est par ailleurs pas obligé de se présenter à l’entretien. Son absence ne peut pas lui être reprochée, mais elle n’empêche pas l’employeur de poursuivre la procédure de licenciement.
Sauf circonstance particulière, être présent permet toutefois d’entendre directement les griefs et d’apporter ses explications avant la décision.
Après l’entretien, il est utile de rédiger rapidement un compte rendu personnel : personnes présentes, griefs exposés, réponses données et documents évoqués.
En matière de licenciement pour motif personnel, l’article L. 1232-6 prévoit que la lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien.
Pour un licenciement disciplinaire, un délai maximal s’ajoute : la sanction doit être notifiée dans le délai légal applicable après l’entretien.
La lettre de licenciement devra ensuite être examinée attentivement, car elle énonce les motifs finalement retenus par l’employeur.
Une irrégularité de procédure ne rend pas automatiquement le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Lorsque la rupture repose par ailleurs sur une cause réelle et sérieuse, l’article L. 1235-2 prévoit qu’une irrégularité procédurale peut ouvrir droit à une indemnité ne pouvant excéder un mois de salaire.
Non. La convocation doit notamment indiquer l’objet de l’entretien, sa date, son heure, son lieu et les possibilités d’assistance. Les motifs de la décision envisagée sont exposés au cours de l’entretien.
L’article L. 1232-4 prévoit l’assistance par une personne appartenant au personnel de l’entreprise ou, lorsqu’il n’existe pas d’institutions représentatives du personnel, par un conseiller du salarié. L’avocat n’est donc pas l’assistant prévu par ce texte pour l’entretien préalable.
Non. Le salarié peut ne pas se présenter, mais l’employeur peut poursuivre la procédure.
Il faut conserver la convocation, l’enveloppe et tout justificatif permettant d’établir la date de première présentation. Cette irrégularité pourra ensuite être examinée avec les autres éléments du dossier. La Cour de cassation a précisé les modalités de calcul de ce délai dans son arrêt du 6 septembre 2023, n° 22-11.661.
L’entretien préalable au licenciement ne doit pas être abordé comme une simple formalité. Vérifier la convocation, préparer les faits, rassembler les documents utiles et se faire assister lorsque cela est possible permet au salarié d’aborder ce rendez-vous dans de meilleures conditions.
Lorsque les griefs sont contestés ou que le licenciement paraît probable, une préparation en amont permet également de préserver les éléments nécessaires à une éventuelle procédure devant le conseil de prud’hommes.
Marie CUISINIER
Avocate à Douai